一、為什么要做好市政工程檔案管理
完整，準確的檔案可以縮短工期，可以減少不必要的經濟損失。另外整理規范準確完整的工程檔案可以為工程交工節省時間，因此，做好工程檔案的整理，確保工程檔案的完整，準確與系統有著重要的意議，也是大家義不容辭的責任。我們的市政工程一般都是國家重點工程，根據城市建設檔案管理規定，在工程竣工驗收前，由市城建檔案管理部門對工程檔案進行驗收，驗收合格后，方可進行竣工驗收，所以一定要重視資料的整理。
二、市政工程檔案的組成
完整、系統的工程項目檔案由立項文件、設計基礎文件（地質勘察報告、地形地貌等）設計文件、項目管理文件（征地、施工執照、計劃、統計、投資、合同、招投標等）以上的也叫工程準備階段文件、施工文件、監理文件、生產技術準備、試生產文件、竣工驗收文件等組成。
三、市政工程監理資料的管理流程
1、施工準備階段
（監理方=>施工方=>業主方）
2、施工階段
3、工程驗收階段
四、如何進行收集，積累和歸檔
收集積累工作是檔案管理工作中的重要環節，收集積累是避免文件散失，損壞，維護其安全完整地必要手段。因此，選擇適當的積累方法，做好工程文件的積累收集工作，是檔案管理員的責任。凡與工程建設有關的重要活動，記載工程建設主要過程和現狀，具有保存價值的各種載體的文件，均應收集齊全，整理立卷后歸檔。項目文件產生于項目建設全過程，其形成、積累和管理應列入項目建設計劃和有關部門及人員的職責范圍、工作標準或崗位責任制，并有相應的檢查、控制及考核措施。
根據國家建設工程文件歸檔整理規范和公司規定，項目監理單位應由工程項目部門負責收集，積累。
五、工程檔案的鑒定
文件收集齊全后，還要對工程檔案進行鑒別，這是因為在工程項目建設中形成的文件數量龐大，內容繁雜，只有經過鑒別，按照工程文件的基本屬性，保存價值等特性將需歸檔的文件提取出來，并按照其內在聯系予以系統化，才能為歸檔做好準備，否則只能是魚龍混雜，玉石不分，即可能收到無價值的文件，也可能將最珍貴的材料遺失，造成重大損失。
完整性鑒別：維護工程文件的完整性，是確保工程檔案質量的前提，也是充分發揮工程文件效用的條件。工程文件材料必須完整，從分部、分項、單位、單項工程到整體建設項目，包括各個專業，各個階段，各個環節的文件材料必須齊全、完整。因此要根據《濟南市工程檔案管理歸檔范圍》及建設項目實際情況，進一步收集缺少的重要文件，文件數量未滿足合同或協議規定份數的，應按要求補齊。
準確性鑒別：既要鑒別工程文件記錄信息的準確性，又要鑒別工程文件的連續性和一致性。隱蔽工程及驗收記錄要真實反映工程實況，尤其是監理單位在審核竣工圖內容時應與施工圖設計、設計變更、洽商、材料變更、施工及質檢記錄相符合，竣工圖與實際相符。
六、在工作中時常出現問題
1、原材料問題：原材料不全一直是整理資料的弱項。原材料資料不完整，像鋼筋、鋼管等管材廠家提供有關的強度、嚴密性、無損擦傷的檢測報告，無論是施工人員管理人員和資料人員應及時收集，監理單位督促。市政工程需要的水泥、砂石 、磚等原材料的出廠質量合格證和出廠試驗報告，強度報告，復試報告等，其中的商品混凝土生產單位應按同配比、同批次、同強度等級提供出廠質量合格證書。如果是甲方供材，應及時將資料收集起來，以避免驗收時到處找資料，即耽誤時間，又不能確保資料的完整與系統。這里就強調一下，如果合格證、檢驗報告、試驗報告為復印件的必須加蓋供貨單位印章方可有效，并注明使用名稱、規格、數量、進場日期、經辦人簽名及原件的存放地點。工程中使用的新技術、新工藝、新材料、新設備的應有法定單位鑒定證明和生產許可證，產品要有質量標準、使用說明和工藝要求，使用前應按其質量標準進行檢驗。
2、監理資料問題：部分未對工程文件的完整性、準確性進行審查，不管是監理資料或是施工資料或多或少存在后補情況。只有工程建設與資料的收集、整理同步進行，才能確保監理資料的完整與系統。
七、工程檔案掃描，工程檔案數字化
市政工程檔案整理完成后，應該及時進行檔案掃描，處理等工作，既方便檔案查閱利用，又能減少翻閱紙質檔案帶來的損害。
總結：
1、以上歸檔的文件材料，應按照自然形成、保持歷史聯系的原則和歸檔要求特征及文件內容進行歸檔。
2、在一個卷內要按問題或文件形成的時間，系統排列。
3、歸檔文件的標題要簡明準確，整理好的案卷要確定案卷的保管期限，原則上分為永久、長期、（15年以上）短期（15年以下）三種。
4、案卷在歸檔時要進行裝訂、編號、填寫卷內目錄備查表。
5、全部案卷歸檔組成后，要對案卷作統一排列并編寫序號，然后逐一登記，填寫案卷目錄。
6、最后工程交工以后將項目資料進行數字化加工后交公司保管。
