DAT 68.3-2020 檔案服務(wù)外包工作規(guī)范 第3部分：檔案管理咨詢服務(wù)
ICS 01. 140.20__________ ______
DA/T68. 3—2020
檔案服務(wù)外包工作規(guī)范 第3部分:檔案管理咨詢服務(wù)
Specifications on the work of archives serviceoutsourcing— Part 3 ： Archives managementconsulting service
2020-05-18 發(fā)布
DA/T 68《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》分為如下部分: ——第1部分：總則；
——第2部分:檔案數(shù)字化服務(wù)；
——第3部分:檔案管理咨詢服務(wù)；
——第4部分:檔案整理服務(wù)；
——第5部分:檔案保管服務(wù)；
——第6部分:檔案銷毀服務(wù)；
本部分為DA/T 68的第3部分。
本部分按照GB/T 1. 1—2009給出的規(guī)則起草。
本部分由國家檔案局提出并歸口。
本部分起草單位：國家檔案局經(jīng)科司、浙江省檔案局、浙江省檔案事務(wù)所、杭州中大檔案管理咨詢有限公司、杭州遠(yuǎn)大檔案技術(shù)有限公司。
本部分主要起草人：姜延溪、蔡盈芳、張晶晶、許春芝、趙真、夏振華、莫?jiǎng)Ρ搿⒔鸩ā㈥悤韵肌⒑救A、徐林娟、袁瑞。
檔案服務(wù)外包工作規(guī)范 第3部分：檔案管理咨詢服務(wù)
1范圍
DA/T 68的本部分規(guī)定了檔案管理咨詢服務(wù)外包相關(guān)方的工作，包括檔案管理咨詢服務(wù)內(nèi)容、發(fā)包方工作規(guī)范、承包方工作規(guī)范、工作流程、信用評(píng)價(jià)與質(zhì)量監(jiān)督等要求。
本部分適用于機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位及其他組織開展檔案管理咨詢服務(wù)外包工作。
2規(guī)范性引用文件
下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文 件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單)適用于本文件。
GB/T 17242投訴處理指南
GB/T 22119信用服務(wù)機(jī)構(gòu)誠信評(píng)價(jià)業(yè)務(wù)規(guī)范
DA/T 68. 1檔案服務(wù)外包工作規(guī)范第1部分：總則
3術(shù)語和定義
下列術(shù)語和定義適用于本文件。
檔案管理咨詢服務(wù)archivesmanagement consulting service
承包方受發(fā)包方委托，運(yùn)用先進(jìn)的管理思想、科學(xué)方法和技術(shù)手段，通過調(diào)查、研究、分析為發(fā)包方 提供檔案工作體系設(shè)計(jì)、檔案管理方案設(shè)計(jì)、檔案信息開發(fā)利用方案設(shè)計(jì)、檔案信息化方案設(shè)計(jì)、檔案外包服務(wù)項(xiàng)目方案設(shè)計(jì)、檔案科研、檔案工作用房建設(shè)咨詢、檔案工作評(píng)估、檔案培訓(xùn)等服務(wù)的行為。
檔案管理咨詢服務(wù)機(jī)構(gòu)archives management consultative agency
依法設(shè)立、提供檔案管理咨詢服務(wù)、實(shí)行獨(dú)立核算的社會(huì)組織。
項(xiàng)目經(jīng)理consulting project manager
檔案管理咨詢服務(wù)機(jī)構(gòu)（3. 2)派出的，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目策劃、實(shí)施進(jìn)行全面管控的管理人員。
咨詢員consultant
檔案管理咨詢服務(wù)機(jī)構(gòu)（3.2)派出的，在項(xiàng)目經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下具體承擔(dān)咨詢工作的人員。
4檔案管理咨詢服務(wù)內(nèi)容 4.1檔案工作體系設(shè)計(jì)服務(wù)
為發(fā)包方提供檔案工作戰(zhàn)略規(guī)劃編制、檔案工作機(jī)制策劃、檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范編制、檔案工
作流程設(shè)計(jì)等服務(wù)的行為。
4.2檔案管理方案設(shè)計(jì)服務(wù)
為發(fā)包方提供文件資料的收集、整理、鑒定、保管、查詢、統(tǒng)計(jì)等管理方案咨詢服務(wù)的行為。
4.3檔案信息開發(fā)利用方案設(shè)計(jì)服務(wù)
為發(fā)包方提供檔案編研成果、開展檔案展陳及其他檔案利用形式的設(shè)計(jì)方案等服務(wù)的行為。
4.4檔案信息化方案設(shè)計(jì)服務(wù)
為發(fā)包方提供檔案信息化建設(shè)規(guī)劃設(shè)計(jì)、檔案信息化實(shí)施方案設(shè)計(jì)、電子檔案管理系統(tǒng)需求分析等 服務(wù)的行為。
4.5檔案服務(wù)外包項(xiàng)目方案設(shè)計(jì)服務(wù)
為發(fā)包方提供檔案服務(wù)外包項(xiàng)目在服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量、預(yù)算、風(fēng)險(xiǎn)防范等方面設(shè)計(jì)方案或制作招標(biāo)文 書的行為。
4.6檔案科研服務(wù)
指導(dǎo)發(fā)包方或與發(fā)包方合作，進(jìn)行檔案科研課題申報(bào)、研究和成果推廣應(yīng)用等服務(wù)的行為。
4.7檔案工作用房建設(shè)咨詢服務(wù)
為發(fā)包方開展檔案庫房、技術(shù)用房、利用用房等建設(shè)選址、加固改造、功能布局和設(shè)施設(shè)備配置可行 性研究或提供方案等服務(wù)的行為。
4.8檔案工作評(píng)估服務(wù)
為發(fā)包方提供全面或局部的檔案工作能力、效率、安全、合規(guī)性等方面評(píng)估服務(wù)的行為。
4.9檔案培訓(xùn)服務(wù)
為發(fā)包方提供檔案規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的解讀、檔案管理知識(shí)傳授、檔案業(yè)務(wù)操作技能訓(xùn)練、檔案 館（室)安全應(yīng)急演練等服務(wù)的行為。
4.10其他服務(wù)
根據(jù)發(fā)包方需要提供的其他檔案管理咨詢服務(wù)的行為。
5發(fā)包方工作規(guī)范 5.1工作原則
發(fā)包方應(yīng)按照DA/T 68. 1中6.1的規(guī)定，遵循合法、安全、可控原則，經(jīng)過規(guī)劃與審批、承包方篩選與確定、合同簽訂、合同執(zhí)行與監(jiān)督、評(píng)估與改進(jìn)等程序，實(shí)施檔案管理咨詢服務(wù)工作。
5.2項(xiàng)目的確定
發(fā)包方應(yīng)遵循國家法律法規(guī)、工作有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)定，在項(xiàng)目發(fā)包前，對(duì)檔案管理咨詢的需求進(jìn)行信 息敏感性評(píng)估，確定咨詢服務(wù)外包的范圍、內(nèi)容，明確涉密或敏感信息項(xiàng)目的服務(wù)外包承包方須持有涉密資質(zhì)等特殊要求，編制科學(xué)、合理、可行、標(biāo)的明確的招標(biāo)文件。無須對(duì)外招標(biāo)的項(xiàng)目參照本部分 執(zhí)行。
5.3合同執(zhí)行與監(jiān)督
5.3.1合同的執(zhí)行與監(jiān)督應(yīng)符合DA/T68. 1的規(guī)定。在合同履行中，標(biāo)的量或技術(shù)要求發(fā)生重大變 化的，應(yīng)及時(shí)提出書面說明，必要時(shí)需簽訂補(bǔ)充協(xié)議。
5.3.2發(fā)包方在檔案管理咨詢服務(wù)過程中，應(yīng)全程參與并加強(qiáng)對(duì)檔案出人庫、承包方人員查閱檔案的審批、登記，確保檔案安全保密。
5.3. 3發(fā)包方應(yīng)對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)檢查實(shí)施記錄，掌握項(xiàng)目進(jìn)度，督促項(xiàng)目實(shí)施，加強(qiáng)質(zhì) 量監(jiān)督管理，防范承包方違約風(fēng)險(xiǎn)，確保咨詢服務(wù)符合要求。
5.3.4檔案咨詢服務(wù)成果應(yīng)根據(jù)合同明確權(quán)益，未經(jīng)成果擁有方同意，另一方不得擅自發(fā)表。
6承包方工作規(guī)范
6.1工作原則
6. 1. 1承包方應(yīng)按照DA/T 68.1的要求，做好檔案管理咨詢服務(wù)體系建設(shè)，在加強(qiáng)基本服務(wù)能力建設(shè) 的同時(shí)，提高檔案咨詢服務(wù)所需的專業(yè)服務(wù)能力。
6. 1.2承包方應(yīng)以發(fā)包方需求為中心，在咨詢服務(wù)流程中按照PDCA(計(jì)劃一實(shí)施一評(píng)估一改進(jìn)）循環(huán) 執(zhí)行，持續(xù)提升服務(wù)質(zhì)量和用戶滿意度。
6. 1.3承包方開展工作指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、方案設(shè)計(jì)等咨詢服務(wù)工作時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國家有關(guān)法律法規(guī)和 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，提出的制度建設(shè)和收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用、信息化等業(yè)務(wù)建設(shè)意見須符合規(guī)定。
6.1.4承包方的工作指導(dǎo)、意見建議應(yīng)具有針對(duì)性、可操作性，符合發(fā)包方實(shí)際情況，應(yīng)跟蹤指導(dǎo)發(fā)包方咨詢意見建議的實(shí)施，出具檔案管理咨詢服務(wù)報(bào)告。
6.2服務(wù)能力建設(shè)
6.2.1承包方應(yīng)依法取得法人資格，并具有檔案管理咨詢相關(guān)業(yè)務(wù)范圍的資質(zhì)。
6.2.2在開展檔案管理咨詢服務(wù)之前，承包方應(yīng)根據(jù)發(fā)包方的實(shí)際需求進(jìn)行調(diào)查研究，明確完成目標(biāo)所需的人員、時(shí)間、技術(shù)、設(shè)備、制度等條件。
6.2.3承包方應(yīng)與員工簽訂安全保密協(xié)議，履行用人單位管理義務(wù)，維護(hù)檔案安全。
6.2. 4承包方應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目需要，配備具有相應(yīng)知識(shí)水平、工作經(jīng)驗(yàn)和業(yè)務(wù)能力的項(xiàng)目經(jīng)理和咨詢員，并 保證項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員在服務(wù)過程中的穩(wěn)定性。
6.2. 5承包方應(yīng)組織項(xiàng)目人員參加檔案管理崗位培訓(xùn)、繼續(xù)教育和相應(yīng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提升服務(wù)能力。 7 工作流程
7.1洽談
7. 1. 1發(fā)包方應(yīng)與承包方通過商務(wù)洽談，明確咨詢服務(wù)的目的、內(nèi)容、需求等。
7.1.2根據(jù)咨詢服務(wù)內(nèi)容，明確服務(wù)可行性，制定咨詢建議方案，確定服務(wù)目標(biāo)、范圍、工作方法和計(jì)劃、工作成果、人員及費(fèi)用等。
7.2簽訂合同
發(fā)包方和承包方應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和DA/T 68. 1的規(guī)定簽訂合同。
7.3項(xiàng)目實(shí)施
7.3.1工作準(zhǔn)備
7.3.1. 1實(shí)施前承包方應(yīng)成立項(xiàng)目組，確定項(xiàng)目經(jīng)理和咨詢員，明確職責(zé)、服務(wù)內(nèi)容、進(jìn)度和要求。
7.3.1.2確定工作場所，配備相應(yīng)設(shè)施，制定服務(wù)細(xì)則。
7.3.2工作開展
7.3.2.1開展必要的調(diào)研
根據(jù)服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行深人調(diào)研，掌握全面可靠數(shù)據(jù)和第一手材料。調(diào)研應(yīng)遵循以下程序和要求：
a)確定調(diào)研范圍，設(shè)計(jì)調(diào)查問卷；
b)收集調(diào)研數(shù)據(jù)、材料；
c)調(diào)研應(yīng)全面、詳細(xì)，數(shù)據(jù)應(yīng)科學(xué)、準(zhǔn)確。
7.3. 2. 2 形成初步成果
根據(jù)服務(wù)內(nèi)容，經(jīng)調(diào)研分析設(shè)計(jì)，形成相應(yīng)的咨詢成果。成果包括但不限于以下內(nèi)容：
a)調(diào)研的基本情況；
b)主要問題分析及解決問題建議或設(shè)計(jì)方案；
c)成果的實(shí)施及相關(guān)工作建議。
7.3.2.3 討論審定
提交初步成果，由發(fā)包方進(jìn)行審定，并符合以下要求：
a)審定應(yīng)依據(jù)合同條約進(jìn)行；
b)審定方式應(yīng)由發(fā)包方組織確定；
c)審定應(yīng)形成書面意見。
7.3. 2. 4提交成果
根據(jù)審定的意見，承包方改進(jìn)后提交成果。
7.4項(xiàng)目驗(yàn)收
7.4.1項(xiàng)目自評(píng)。項(xiàng)目完工后，承包方應(yīng)對(duì)項(xiàng)目成果進(jìn)行自評(píng)，形成咨詢服務(wù)工作總結(jié)報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容 至少應(yīng)包括項(xiàng)目概況、合同變更與履行情況、項(xiàng)目成果統(tǒng)計(jì)表、經(jīng)驗(yàn)與存在問題總結(jié)、后續(xù)改進(jìn)對(duì)策等。
7.4. 2項(xiàng)目驗(yàn)收。根據(jù)合同約定，發(fā)包方應(yīng)組織相關(guān)部門或?qū)＜医M對(duì)成果的技術(shù)指標(biāo)、可行性、效果質(zhì) 量等方面進(jìn)行驗(yàn)收，出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。
7.5后續(xù)工作
7.5.1費(fèi)用核算。發(fā)包方根據(jù)項(xiàng)目合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等進(jìn)行結(jié)算，支付服務(wù)費(fèi)用。
7.5.2材料歸檔。咨詢服務(wù)結(jié)束后，承發(fā)包方應(yīng)將有關(guān)文件及時(shí)存檔，存檔文件主要包括：合同文件、項(xiàng)目實(shí)施方案、咨詢工作總結(jié)報(bào)告、咨詢工作成果，以及項(xiàng)目實(shí)施過程中形成的主要技術(shù)文件、項(xiàng)目大事 記、評(píng)審意見、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、評(píng)價(jià)意見表等。
7.5.3后續(xù)改進(jìn)。承包方應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后，依據(jù)合同約定對(duì)發(fā)包方進(jìn)行回訪，向發(fā)包方提供技術(shù)指導(dǎo)，總結(jié)項(xiàng)目情況并持續(xù)改進(jìn)。
8信用評(píng)價(jià)與質(zhì)量監(jiān)督 8.1信用評(píng)價(jià)
8.1. 1發(fā)包方可對(duì)承包方的工作質(zhì)量進(jìn)行評(píng)價(jià)，必要時(shí)出具評(píng)價(jià)意見（參見附錄A)
8.1.2承包方應(yīng)根據(jù)企業(yè)信用評(píng)價(jià)建立企業(yè)信用評(píng)價(jià)檔案。
8.1.3承包方應(yīng)配合檔案行政管理部門、保密行政管理部門及其他部門對(duì)業(yè)務(wù)、安全、保密等的各項(xiàng)檢
查或調(diào)查。
8.2服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督
8.2.1發(fā)包方咨詢服務(wù)外包工作應(yīng)接受國家有關(guān)部門監(jiān)督。
8.2.2承包方咨詢服務(wù)外包工作應(yīng)接受國家有關(guān)部門監(jiān)督，保證資質(zhì)證書有效。
8.2.3采用第三方監(jiān)督，應(yīng)按照DA/T68. 1、GB/T22119有關(guān)要求開展質(zhì)量監(jiān)督工作。
8.3服務(wù)質(zhì)量投訴
8.3.1承包方應(yīng)建立服務(wù)質(zhì)量投訴機(jī)制，對(duì)外公布投訴聯(lián)系方式。
8.3.2承包方應(yīng)按照GB/T 17242的要求建立投訴受理機(jī)構(gòu)，定期或不定期收集各方反饋意見和建議并建立反饋意見檔案（參見附錄B)。
8.3.3發(fā)包方和承包方發(fā)生服務(wù)質(zhì)量爭議時(shí)，雙方應(yīng)協(xié)商處理；協(xié)商不成的，可申請(qǐng)調(diào)解、仲裁或提請(qǐng)?jiān)V訟。
附錄A (資料性附錄） 檔案管理咨詢服務(wù)評(píng)價(jià)意見示例
|
附錄B
(資料性附錄） 受理投訴登記表樣式
承包方應(yīng)建立投訴受理機(jī)構(gòu)并填寫受理投訴登記表，受理投訴登記表樣式見表B. 1。
表B. 1受理投訴登記表
投訴方 | |||
投訴方聯(lián)系人 | 聯(lián)系電話 | ||
投訴方地址 | 郵編 | ||
投訴受理時(shí)間 | 受理人 | ||
投訴內(nèi)容 | |||
投訴處理意見 | 年月日 | ||
經(jīng)辦人 | 批準(zhǔn)人 | ||
